Monet edellä mainituista asioista selviävät materiaaleista, jotka franchisingantaja luovuttaa yrittäjäkandidaatille hakuprosessin aikana. Hakijan kannattaa kiinnittää erityistä huomiota dokumentaation määrään ja laatuun.
Se, kuinka perusteellisia ja selkeitä tietoja hakijalle annetaan, kertoo paljon ketjujohdon osaamisesta ja ketjun johtamiskulttuurista. Nämä tekijät taas vaikuttavat merkittävästi yrittäjyyden ja yhteistyön onnistumiseen.
Hakijalle hakuprosessin aikana annettavaa materiaalia:
• esittelyaineistot
• Franchise Prospectus
• mallilaskelmat ja laskentapohjat
• käsikirjat
• salassapitosopimus
• mahd. aie-/esisopimus
Konseptia ja ketjun franchisingpakettia kuvaillaan erilaisilla esittelyaineistoilla. Tyypillisimpiä esittelyaineistoja ovat ketjun verkkosivut, tiedot sosiaalisen median kanavissa ja sähköiset presentaatiot, ja jotkut ketjut käyttävät myös esittelyvideoita. Ketjuilla, jotka hyödyntävät jotain ulkoisia hakukanavia (esim. http://www.ketju.fi), esittelyaineistoa löytyy yleensä myös omien verkkosivujen ja muiden lähteiden ulkopuolelta. Painettuja esitteitäkin näkee vielä jonkin verran.
Franchise Prospectus on esitettä laajempi, ei-markkinoinnillinen aineisto, jolla ketjun franchisingtoimintamalli esitellään. Se on kattava kuvaus ketjun yhteistyömallista, jota yrittäjäkandidaatille tarjotaan.
Yrityksen taloudellista konseptia esitellään yleensä mallilaskelmilla. Laskelmiin kuuluvat sekä alkuinvestointilaskelma että tuottolaskelma. Useimmilla ketjuilla on käytössä kaksi versiota molemmista, karkeampi ja yksityiskohtaisempi. Karkeampaa esitellään jo hakuprosessin alkuvaiheessa ja yksityiskohtaisempaa sitten, kun hakijan on ryhdyttävä tekemään omaa liiketoimintasuunnitelmaansa. On tärkeää, että teet aina omat laskelmasi, etkä laita liiketoimintasuunnitelmaasi suoraan vain ketjun tarjoamia mallilaskelmia. Näin varmistetaan, että ymmärrät luvut ja perusteet lukujen takana mahdollisimman hyvin.
HUOM! Mallilaskelmat eivät ole lupaus siitä, miten sinun yrityksesi talous toteutuu. Niiden tehtävänä on vain antaa informaatiota, jonka perusteella pystyt tekemään omat laskelmasi. Kysy aina ketjujohdolta, mihin laskelmat perustuvat! Lukujen pitäisi perustua franchisingantajan kokemukseen ketjun yksiköiden liiketoiminnasta.
Konseptin tulee olla dokumentoitu käsikirjoiksi (painettu tai sähköinen) eli ohjeistuksiksi siitä, miten yrittäjä harjoittaa liiketoimintaansa konseptin mukaisesti, ketjun jäsenenä. Käsikirjoja voi olla yksi tai useampia. Jos yrittäjän tehtävänä on myös johtaa henkilökuntaansa, on yrittäjälle ja hänen henkilökunnalleen yleensä erilliset käsikirjat. Tutustu käsikirjoihin hyvin ennen sopimuksen allekirjoittamista!
HUOM! Et saa käsikirjaa vapaasti luettavaksi ennen franchisingsopimuksen solmimista, vaan ketjujohto järjestää sinulle tilaisuuden tutustua käsikirjaan viimeistään siinä yhteydessä, kun käytte sopimusta läpi. Huomaa, että franchisingsopimuksissa viitataan usein käsikirjoihin, ja yleensä ne on mainittu myös sopimuksen liitteenä. Näin ollen käsikirjat ovat osa sopimusta.
Joudut todennäköisesti allekirjoittamaan sopimuksia jo hakuprosessin aikana, ennen varsinaisen franchisingsopimuksen solmimista. Yleisin käytäntö on salassapitosopimuksen allekirjoittaminen jo prosessin alkuvaiheessa.
Salassapitosopimuksen tarkoituksena on varmistaa, että liikesalaisuuksia voidaan käsitellä luottamuksellisesti. Salassapitosopimukseen ei vielä sisälly muita velvollisuuksia (esimerkiksi maksuja tai kilpailukieltoa).
Joissakin ketjuissa on käytössä myös aiesopimus, joka on käytännössä pitkälti sama kuin salassapitosopimus. Aiesopimuksessa korostetaan vain enemmän sitä, että neuvotteluprosessissa on aikomus edetä franchisingsopimukseen. Siinä voidaan myös sopia tietystä ajanjaksosta, jonka aikana franchisingantaja ei neuvottele samanaikaisesti muiden hakijoiden kanssa tietystä alueesta tai toimipaikasta.
Joissakin ketjuissa allekirjoitetaan hakuprosessin aikana myös esisopimus. Tämä tarkoittaa sitä, että franchisingsopimuksen solmimisesta on sovittu alustavasti, mutta sitä ei jostain syystä voida vielä allekirjoittaa. Tällaisia syitä ovat esimerkiksi liikepaikan puuttuminen tai rahoitusjärjestelyiden keskeneräisyys.
HUOM! Mikäli allekirjoitat esisopimuksen, tutustu ensin huolellisesti franchisingsopimukseen liitteineen! Esisopimuksessa sovitaan franchisingsopimuksen allekirjoittamisesta, mikäli tietyt esisopimuksessa mainitut ehdot täyttyvät. Esisopimukseen sisältyy yleensä jo maksuvelvoitteita ja kilpailunrajoitusehtoja.